Отправка любых отчетов в Telegram в определённое время. Рука на пульсе

Для чего это нужно?

Это будет полезно всем, кто постоянно следит за ключевыми показателями бизнеса. Можно каждое утро получать в Telegram сообщение с данными по продажам, рекламным расходам, участникам вебинаров, регистрациям в разрезе по меткам и любым другим группировкам. В общем, любой отчёт, который создан в SCANе можно отправлять прямо в Telegram в любое назначенное время и за любой интервал.

Как создать отправку уведомлений?

Сначала нужно создать и сохранить отчёт. В выпадающем меню сохранённых отчётов, при наведении мышкой на нужный отчёт, нажмите кнопку: Отправка в Telegram по времени:

Появится окно настроек уведомлений:

1. Кому отправлять.

Можно настроить отправку отчётов не только себе, но и своим коллегам. Администратор, тот кто добавлял школу в сервис и сотрудник с правами администратора может создать отправку сообщений любому сотруднику или администратору. Обычный сотрудник может отправить уведомления только себе. В выпадающем списке выберите нужных получателей сообщения. Чтобы проверить какой Telegram подключен к кабинету, перейдите в профиль. И если нужно, то можете перепривязать Telegram.

2. Когда

Можно задать отправку уведомлений ежедневно, в определённые дни недели или в определённые числа месяца.

Ежедневно

При выборе ежедневно, каждый день будут приходить уведомления в определённое время, которое можно настроить в разделе: Во сколько.

Еженедельно

Если выбрать определённый день недели, то уведомления будут отправляться именно в этот день недели. На скриншоте уведомление будет отправляться по средам и воскресеньям. Вы можете настроить отчет за каждый понедельник.

Ежемесячно

При выборе ежемесячно, можно задать отправку отчетов в определённые числа месяца. Можно выбрать любое число от 1 до 31. На скриншоте ниже выбрано 1 число, это означает, что каждое первое число месяца будет отправляться отчёт.

3. Выбираем время

После того, как выбрали в какой день отправлять, нужно выбрать время отправки. Детализировать можно по 1 минуте. Время выбирается по МСК.

После выбора времени, нажмите на кнопку: Создать задачу

У отчёта, по которому создана задача на отправку сообщений в Telegram, кнопка будет иметь красный цвет:

Сколько можно создать уведомлений?

На один отчёт можно создать 1 задачу для уведомления. Уведомления можно настроить на любой сохраненный отчёт в Скане. Если нужно создать несколько задач на 1 отчёт, то просто сделайте 3 копии отчёта и на каждую копию отчёта создайте своё уведомление. Можно создавать неограниченное количество отчётов. По одной задаче за сутки может быть отправлено только 1 уведомление по всем выбранным пользователям.

Редактирование и удаление уведомлений

Для редактирования или удаления уведомлений, выберите нужный отчёт и нажмите на кнопку отправки уведомлений в Telegram.

В открывшемся окне, если нужно отредактировать уведомление, измените настройки и нажмите кнопку: Обновить задачу. Если нужно удалить уведомление, нажмите кнопку: Удалить задачу.

Выбор отправки данных

Метрики отправляются все, которые есть в отчёте. Можно задать отправку определённых данных из таблицы по группировкам: отправлять все группировки или только выбранные.

Если не выбирать галочками группировки, то будут отправлены все группировки и данные из строчки: Итого и среднее:

Если галочками выбрать некоторые группировки, то отправятся метрики по выбранным группировкам и Итого и среднее по всем группировкам.

Какие данные приходят в сообщении?

Скриншот отчёта:

Пришло вот такое сообщение:

Отчёт по проекту: Демо-школа
Регистрации за вчера

Итого и среднее:

Регистрации: 152
Пользователи: 137
Заказы: 24
Сумма заказов: 80861
Платежи: 20
Сумма платежей: 57140.99
CR заказа в завершенный заказ: 83.33%
CR из польз. в покупателя: 12.41%

---

utm_source регистрации => vk

Регистрации: 8
Пользователи: 6
Заказы: 1
Сумма заказов: 3296
Платежи: 1
Сумма платежей: 3213.60
CR заказа в завершенный заказ: 100%
CR из польз. в покупателя: 16.67%

---

utm_source регистрации => partner

Регистрации: 3
Пользователи: 2
Заказы: 0
Сумма заказов: 0
Платежи: 0
Сумма платежей: 0
CR заказа в завершенный заказ: 0%
CR из польз. в покупателя: 0%

---

utm_source регистрации => tg

Регистрации: 10
Пользователи: 10
Заказы: 4
Сумма заказов: 7000
Платежи: 3
Сумма платежей: 5118.75
CR заказа в завершенный заказ: 75%
CR из польз. в покупателя: 30%

---

utm_source регистрации => —

Регистрации: 18
Пользователи: 18
Заказы: 1
Сумма заказов: 5965
Платежи: 1
Сумма платежей: 5368.50
CR заказа в завершенный заказ: 100%
CR из польз. в покупателя: 5.56%

---

utm_source регистрации => youtube

Регистрации: 1
Пользователи: 1
Заказы: 0
Сумма заказов: 0
Платежи: 0
Сумма платежей: 0
CR заказа в завершенный заказ: 0%
CR из польз. в покупателя: 0%

---

utm_source регистрации => instagram

Регистрации: 6
Пользователи: 6
Заказы: 2
Сумма заказов: 35662
Платежи: 1
Сумма платежей: 17799.60
CR заказа в завершенный заказ: 50%
CR из польз. в покупателя: 16.67%

---

utm_source регистрации => email

Регистрации: 74
Пользователи: 68
Заказы: 13
Сумма заказов: 24058
Платежи: 11
Сумма платежей: 20882.54
CR заказа в завершенный заказ: 84.62%
CR из польз. в покупателя: 13.24%

---

utm_source регистрации => yandex

Регистрации: 32
Пользователи: 30
Заказы: 3
Сумма заказов: 4880
Платежи: 3
Сумма платежей: 4758
CR заказа в завершенный заказ: 100%
CR из польз. в покупателя: 6.67%

Как формируется отчёт

Отчёт формируется за 5 минут до времени отправки, это сделано для того, чтобы отчёт успел сформироваться, подготовилось сообщение и отправилось во-время.

Тестирование уведомлений

Для тестирования можно задать время: +2 минуты к текущему времени. Например, сейчас 11:00 и Вы хотите протестировать получение сообщения: выберите получателем себя и ежедневную отправку в 11:02. Если по этой задаче сегодня уже отправлялось сообщение, то второе сообщение в другое время сегодня не отправится, отправится только завтра. По одному отчету уведомление за сутки срабатывает только 1 раз. Если нужно прямо сейчас протестировать отправку уведомлений, тогда можете удалить задачу и создать новую задачу, чтобы оттестировать отправку сообщений прямо сейчас.

Отправка уведомлений, если появились «критические» показатели. Рука на пульсе

Например, вы хотите отслеживать какой-то важный показатель и получать уведомления, если данные выходят за допустимые рамки по этому показателю. Вам нужно создать отчет с метрикой и в фильтре метрики выбрать ограничение, при котором нужно отправлять сообщение. Например, на скриншоте ниже создан отчет за вчера с метрикой: Регистрации и в фильтре столбца указано показывать значения меньше 100. группировка выбрана по дням регистрации, чтобы получить общие данные за день. Этот отчёт будет проверяться каждое утро (время задать можно любое) и если регистраций за вчера будет меньше 100, то появится строчка в отчёте и отправится сообщение с данными отчёта в Telegram. Если строчка не появится, т.е. регистраций будет больше чем 100, то отчёт не отправится. На скриншоте ниже показан случай когда регистраций >100.

Можно задать любые условия, при которых появление данных будет означать, что нужно отправить уведомление в Telegram.

Помогла инструкция?